Ofis tasarımı taleplerinin neredeyse tamamında aynı istek geçer: “Daha fazla toplantı odasına ihtiyacımız var.” Anlaşılır bir istek — herkes toplantı bulmakta zorlandığını hatırlıyor. Ama ilginç bir gerçek var: bazı şirketlerde toplantı odası sayısını artırmak yerine azaltmak, gerçek verimliliği artırıyor.

Neden? Çünkü fazla toplantı odası, dolaylı olarak “her konu bir toplantı gerektirir” kültürünü besliyor. Oda bulmak kolaylaştıkça, kısa bir mesajla çözülebilecek konular bile 30 dakikalık toplantılara dönüşüyor. Kaynak bolluğu, bazen kaynağın verimsiz kullanılmasına yol açıyor.

Peki çözüm nedir?

Toplantı odası sayısını azaltıp bunun yerine farklı toplantı formatlarına uygun, çeşitlendirilmiş alanlar tasarlamak. Örneğin: 2-3 kişilik hızlı görüşmeler için ayakta durarak kullanılan küçük “stand-up” köşeler, 15-20 dakikalık kısa toplantılar için rahat ama resmi olmayan oturma grupları, ve gerçekten uzun/stratejik toplantılar için az sayıda ama iyi donanımlı büyük odalar.

Bu neden işe yarıyor?

Çünkü her toplantı formatının kendine uygun bir mekânı olduğunda, insanlar doğal olarak toplantı süresini o mekâna göre kısaltıyor. Ayakta yapılan bir görüşme, oturarak yapılan bir görüşmeden ortalama çok daha kısa sürer — bu, mekânın kendisinin, davranışı yönlendirmesidir.

Uygulanabilir tüyo: Mevcut toplantı odalarınızın kullanım sürelerini bir-iki hafta gözlemleyin. Eğer çoğu toplantı 15 dakikadan kısa sürüyorsa, bu odaların bir kısmını büyük toplantı odası yerine küçük, hızlı görüşme köşelerine dönüştürmeyi düşünün.

---